Reisekostenrecht des Bundes
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Reisekostenrecht des Bundes
Das Reisekostenrecht ist in Bund und Ländern nicht einheitlich geregelt. Dieses Kapitel orientiert sich an den Regelungen des Bundes. Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) wurde zuletzt zum 01.09.2005 neu gefasst. Neben dem BRKG sind auch die Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zum BRKG zu beachten, die sich zuletzt am 12. November 2013 (GMBl. Nr. 63, S. 1258) geändert haben. Die Neufassung des BRKG sollte zugleich Vorbild für die Landesregelungen sein. Hier die wichtigsten materiellen Regelungen im Überblick.
- Allgemeines (§ 2 BRKG)
Dienstreisen dienen der Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte. Der Begriff des Dienstganges ist weggefallen. Künftig ist auch die Erledigung von Dienstgeschäften am Dienstort oder Wohnort eine Dienstreise. Dienstreisen sind grundsätzlich vor Antritt schriftlich oder elektronisch anzuordnen oder zu genehmigen. Dienstreisen sollen nur durchgeführt werden, wenn das Dienstgeschäft nicht auf andere, kostengünstigere Weise (schriftlich, telefonisch, Videokonferenz) erledigt werden kann. Bei der Planung und Durchführung der Dienstreise ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten. Gleichzeitig ist aber auch dem Grundsatz der Fürsorge (z. B. Betreuung von Kindern oder pflegebedürftigen Familienangehörigen) Rechnung zu tragen. Dies kann Auswirkungen auf Beginn und Ende der Dienstreise, aber auch auf die Festlegung des Beförderungsmittels haben.
- Reisekostenvergütung (§ 3 BRKG)
Die Reisekostenvergütung wird nach Beendigung der Dienstreise auf Antrag gewährt (schriftlich oder elektronisch). Der Antrag ist innerhalb von sechs Monaten zu stellen. Diese Ausschlussfrist beginnt am Tag nach Beendigung der Dienstreise. Dienstreisen sollten grundsätzlich nicht vor 6:00 Uhr beginnen und nicht nach 24:00 Uhr enden. Dienstliche Gründe, z. B. die Nutzung zweckmäßigerer Verkehrsmittel, können einen früheren Beginn und/oder ein späteres Ende rechtfertigen.
- Fahrt- und Flugkostenerstattung (§ 4 BRKG)
Kosten, die für Fahrten mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln entstanden sind, werden unabhängig von der Besoldungs-/Vergütungsgruppe bis zur Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse erstattet. Bei Bahnfahrten von mindestens zwei Stunden Dauer werden die entstandenen Fahrtkosten der nächsthöheren Klasse – 1. Klasse – erstattet. Fahrzeiten für Zu- und Abgänge am Wohn-, Dienst- oder Geschäftsort mit Bus, Straßen-, U- und S-Bahn bleiben bei der Berechnung der „Zwei-Stunden-Dauer“ unberücksichtigt. Beamten und Auszubildenden werden bei Dienstreisen, unabhängig von der Fahrtdauer, nur die Kosten der niedrigsten Beförderungsklasse erstattet. Flugkosten werden erstattet, wenn das Flugzeug aus dienstlichen oder wirtschaftlichen Gründen benutzt wird.
Bei der Wirtschaftlichkeit ist neben der Reisekostenvergütung auch ein möglicher Arbeitszeitgewinn zu berücksichtigen. Die Anordnung oder Genehmigung vor Antritt der Dienstreise ermöglicht bereits zu diesem Zeitpunkt die Entscheidung, welche Kosten hinsichtlich des Verkehrsmittels erstattungsfähig sind.
- Wegstreckenentschädigung (§ 5 BRKG)
Bei Benutzung eines PKW oder eines anderen motorbetriebenen Fahrzeugs wird eine Wegstreckenentschädigung von 20 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke gewährt, grundsätzlich jedoch nur bis zu einem Höchstbetrag von 130 Euro. Eine Sachschadenshaftung des Dienstherrn kann in diesen Fällen bis zu einem Betrag von 350,00 Euro bestehen, sofern Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit nicht entgegenstehen (vergleiche Rundschreiben des Bundesministeriums des Innern vom 12.02.2007, Ziffer 1.2).
Besteht an der Benutzung eines Kraftwagens ein erhebliches dienstliches Interesse, beträgt die Wegstreckenentschädigung 30 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke. Das erhebliche dienstliche Interesse (liegt z.B. vor bei einer Schwerbehinderung des Dienstreisenden mit dem Merkzeichen – aG – oder auch, wenn an einem Tag an verschiedenen Stellen Dienstgeschäfte wahrzunehmen sind, die bei Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel in dieser Zeit nicht erledigt werden könnten) muss vor Antritt der Dienstreise in der Anordnung oder Genehmigung schriftlich oder elektronisch festgestellt worden sein.
Mit der Gewährung von Wegstreckenentschädigung nach § 5 sind auch die Kosten für die Mitnahme weiterer Dienstreisender sowie die Mitnahme von dienstlichem und persönlichem Gepäck abgegolten.
Benutzen Dienstreisende für Fahrten zum und vom Bahnhof/Flughafen ein privates Kraftfahrzeug, wird Wegstreckenentschädigung nach § 5 Abs. 1 gewährt. Diese Wegstreckenentschädigung wird auch für die sog. Leerfahrt gewährt.
- Tagegeld (§ 6 BRGK)
Bezüglich der Höhe des Tagegeldes verweist das BRKG auf § 9 Abs. 4a Satz 3 des Einkommenssteuergesetzes (EStG). Demnach beträgt seit dem 01.01.2014 die Verpflegungspauschale/das Tagegeld bei Inlandsdienstreisen
- 24 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Dienstreisende 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist,
- jeweils 12 Euro für den An- und Abreisetag, wenn der Dienstreisende an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet,
- 12 Euro für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.
Beginnt die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgen den Kalendertag ohne Übernachtung, werden 12 Euro für den Kalendertag gewährt, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Tagegeld wird nicht gewährt, wenn zwischen der Dienststätte oder der Wohnung und der Stelle, an der das Dienstgeschäft erledigt wird, nur eine geringe Entfernung (nicht mehr als zwei Kilometer) besteht.
An Kalendertagen, an denen sowohl die Rückreise nach einer mehrtägigen Dienstreise als auch die Anreise zu einer weiteren mehrtägigen Dienstreise erfolgt, kann ebenfalls insgesamt nur ein Tagegeld von 12 Euro festgesetzt werden. Auslandstagegelder sind der Länderliste in der Verwaltungsvorschrift zur Auslandsreisekostenverordnung (ARVVwV) zu entnehmen. Das Tagegeld wird gekürzt, wenn Dienstreisende unentgeltlich verpflegt werden
- Frühstück: 4,80 Euro (20 Prozent des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag)
- Mittagessen: 9,60 Euro (40 Prozent des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag)
- Abendessen: 9,60 Euro (40 Prozent des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag).
Gleiches gilt, wenn das Entgelt für Verpflegung in den erstattungsfähigen Fahrt-, Übernachtungs- oder Nebenkosten enthalten ist.
- Übernachtungsgeld (§ 7 BRKG)
Übernachtungsgeld wird für notwendige Übernachtungen gewährt. Für notwendige Übernachtungen werden pauschal 20,00 Euro erstattet. Höhere Übernachtungskosten (z. B. bei Hotelunterbringung) werden erstattet, soweit sie notwendig sind. Ein Nachweis der Notwendigkeit kann entfallen, wenn die Übernachtungskosten den Betrag von 60,00 Euro nicht überschreiten, die Unterkunft von der Reise stelle oder vom Dienstreisenden aus einem von der Reisestelle herausgegebenem Hotelverzeichnis gebucht wurde.
- Auslagenerstattung bei längerem Aufenthalt (§ 8 BRKG)
Der Gesetzgeber unterstellt bei längerem Aufenthalt am selben Geschäftsort durch eine bessere Kenntnis der örtlichen Situation geringere Auslagen für Verpflegung. Auch kann durch die Art der Unterbringung, z. B. Anmietung eines Appartements, von einer, wenn auch eingeschränkten, eigenen und damit preiswerten Zubereitung von Mahlzeiten ausgegangen werden. Das Tagegeld wird daher ab dem fünfzehnten Tag des Aufenthalts auf fünfzig vom Hundert der Regelabfindung, 12,00 Euro, ermäßigt. Diese Ermäßigung gilt nur für volle Kalendertage des Aufenthalts an demselben auswärtigen Geschäftsort.
- Erstattung sonstiger Kosten (§ 10 BRKG)
Sonstige Kosten sind Auslagen, die mit der Erledigung des Dienstgeschäftes in unmittelbarem Zusammenhang stehen und die notwendig sind, um das Dienstgeschäft überhaupt auszuführen. Dies können z. B. Eintrittsgelder, Telekommunikationskosten oder bei Auslandsdienstreisen auch das Auslandseinsatzentgelt für den Kreditkarteneinsatz und Kosten erforderlicher Impfungen sein. Die Notwendigkeit der Ausgabe ist im Einzelnen zu begründen.
- Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen (§ 13 BRKG)
Werden Dienstreisen mit privaten Reisen verbunden, bemisst sich die Reisekostenvergütung so, als ob nur die Dienstreise durchgeführt worden wäre. Beträgt der private Anteil an der Reise mehr als fünf Arbeitstage, werden nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäftes entstehenden Kosten berücksichtigt. Wenn das Dienstgeschäft während eines Urlaubs, oder auf der Hin-/Rückreise zum/vom Urlaub zu erledigen ist, werden ebenfalls nur die zusätzlich entstehenden Reisekosten erstattet.
- Reisekostenvergütung für Auslandsdienstreisen (§ 14 BRKG)
Die vorstehenden Ausführungen gelten auch für die Gewährung von Reisekostenvergütung nach der Auslandsreisekostenverordnung, soweit dort nicht abweichende Regelungen aufgrund der besonderen Verhältnisse bei Auslandsdienstreisen getroffen sind.
Ausgabe 2018
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